Mudar de contabilista: como funciona a transição
Escolhe o novo contabilista e comunica a saída ao atual; os dois contabilistas tratam da transição entre si. A data mais simples para mudar é 1 de janeiro.
Vai mudar de contabilista em 2027?
Marque uma reuniãoMudar de contabilista é um passo habitual e regulado. Acorda as condições com o novo contabilista certificado e comunica a saída ao atual. O novo contabilista contacta por escrito o anterior antes de aceitar, submete a nomeação no Portal das Finanças, que a empresa depois confirma e recebe a documentação.
Quando mudar
É possível mudar de contabilista durante o ano, mas a maioria das empresas fá-lo a partir de 1 de janeiro. O contrato com um contabilista certificado tem, em regra, a duração mínima de um exercício, salvo acordo entre as partes, e um ano registado, encerrado e declarado pelo mesmo contabilista é mais simples para todos.
Uma nota sobre o momento da mudança
Até ao fim de agosto, pode mudar de contabilista em qualquer altura: com o pré-aviso habitual de dois meses, a passagem fica concluída bem antes do fecho do ano. A partir de setembro, é preferível aguardar e mudar a 1 de janeiro: o pré-aviso entraria pelo último trimestre, e uma mudança a 1 de janeiro deixa o ano inteiro com o mesmo contabilista. Ainda assim, se precisar, também é possível mudar mais tarde no ano, embora seja menos simples.
Mudar a 1 de janeiro não encerra, por si só, o ano anterior, que fica com o contabilista que o acompanhou. As declarações de cada ano são da responsabilidade do contabilista que teve esse ano a seu cargo: numa mudança a 1 de janeiro, todas as declarações do ano anterior, incluindo a Modelo 22 até 31 de maio e a IES até 15 de julho, são entregues pelo contabilista cessante.
Também é possível mudar a meio do ano. Nesse caso, tudo o que foi registado desde 1 de janeiro passa para a contabilidade do novo contabilista, que encerra um ano que não acompanhou desde o início.
Os dois contabilistas precisam ainda de tempo entre si: o contabilista cessante tem até 15 dias para responder à comunicação do novo. O pré-aviso demora mais. Para mudar a 1 de janeiro, convém começar em outubro: o contabilista atual precisa, em regra, de um pré-aviso de pelo menos 60 dias. Se já for mais tarde, pergunte-lhe se aceita um pré-aviso mais curto, ou mude a partir de um mês seguinte: também é possível mudar durante o ano.
As datas à volta de uma mudança a 1 de janeiro
Os primeiros prazos do novo ano dizem respeito a dezembro e ao último trimestre do ano anterior, por isso ficam também a cargo do contabilista cessante.
| Data (2027) | O que se entrega | Quem |
|---|---|---|
| 5 de janeiro | Comunicação das faturas de dezembro à AT (SAF-T) | Empresas e trabalhadores independentes que faturam |
| 10 de janeiro | Declaração de remunerações de dezembro à Segurança Social | Empresas com pessoal ao serviço |
| 31 de janeiro | Declaração trimestral à Segurança Social | Trabalhadores independentes |
| 20 de fevereiro | Declaração periódica de IVA de dezembro ou do 4.º trimestre, paga até 25 de fevereiro | Sujeitos passivos de IVA |
| 31 de maio | Modelo 22 de 2026 | Empresas |
| 15 de julho | IES de 2026 | Empresas |
O que tem de fazer
A sua parte é curta. Por esta ordem:
- Acordar a mudança com o novo contabilista, com o que fica a cargo dele, os honorários e a data de início por escrito.
- Comunicar a saída ao contabilista atual por e-mail, com a data a partir da qual muda (1 de janeiro, por exemplo) e o pré-aviso previsto no contrato. Confirme antes no contrato o prazo de pré-aviso e o que mais nele estiver previsto.
- Enviar essa data ao novo contabilista, com o e-mail e o telefone do contabilista atual.
- Regularizar o que estiver em dívida. O novo contabilista tem de verificar que não há honorários vencidos e por pagar ao contabilista cessante, e não pode aceitar a nomeação enquanto os houver.
- Confirmar a nomeação. O novo contabilista submete a nomeação no Portal das Finanças e a empresa confirma-a no mesmo portal. Até à confirmação, a mudança não está feita.
- Atualizar os acessos depois de entregue o ano anterior. As senhas do Portal das Finanças e da Segurança Social Direta pertencem à empresa, não ao contabilista. Quando o contabilista anterior tiver entregado as últimas declarações do seu ano, altere as senhas que ele utilizava. Na Segurança Social Direta, elimine a subconta do contabilista anterior e crie uma para o novo.
- Verificar a faturação. Se emite faturas num programa disponibilizado pelo contabilista, assegure um programa próprio ou o do novo contabilista antes da data da mudança, para que a comunicação das faturas à AT continue a ser feita dentro do prazo.
Não precisa do acordo do contabilista atual para mudar.
O que fazem os dois contabilistas
A maior parte da transição é tratada entre os dois contabilistas, segundo as regras da Ordem dos Contabilistas Certificados (OCC).
O novo contabilista comunica por escrito a substituição ao contabilista cessante antes de aceitar, e confirma que não há honorários em dívida. Submete a nomeação na AT, recebe os registos contabilísticos e confere os saldos de abertura com as últimas contas aprovadas antes de registar qualquer movimento novo.
O contabilista cessante responde no prazo de 15 dias e devolve os livros e documentos, em regra, no prazo de 60 dias, contra recibo discriminado. Comunica à OCC que deixa de ter a contabilidade da empresa a seu cargo a partir da data da mudança, para que o novo contabilista a possa assumir. Encerra e declara o ano em que teve a contabilidade a seu cargo.
Na Conta Plena, escrevemos ao seu contabilista atual, submetemos a nomeação no Portal das Finanças, recolhemos os registos e o ficheiro SAF-T e conferimos os saldos de abertura antes de registar qualquer movimento. A sua parte é confirmar a nomeação.
O que é entregue
Uma entrega completa permite ao novo contabilista continuar sem lhe pedir nada duas vezes. Inclui, normalmente:
| Documento | Para que serve ao novo contabilista |
|---|---|
| As últimas contas aprovadas e a IES | O ponto de partida: os saldos de fecho passam a saldos de abertura |
| O ficheiro SAF-T da contabilidade do ano | Tudo o que já foi registado, importado e não digitado de novo |
| A última Modelo 22 | Prejuízos fiscais a reportar e os pagamentos por conta do ano seguinte |
| O mapa de ativos fixos e depreciações | As depreciações continuam onde ficaram |
| As declarações periódicas de IVA e os comprovativos de pagamento | Créditos a reportar e o calendário das declarações |
| Os processamentos salariais e as declarações à Segurança Social | Os salários, incluindo o do gerente, continuam sem interrupção |
| Notificações da AT ou da Segurança Social ainda em aberto | Nenhum prazo se perde com a mudança |
Os livros e documentos da empresa pertencem-lhe e são-lhe devolvidos. Guarde o recibo discriminado.
Se é trabalhador independente
Para quem trabalha a recibos verdes no regime simplificado (até 200 000 € de rendimentos por ano), a mudança é mais simples. Não há contabilidade organizada nem contabilista certificado nomeado na AT.
O que muda são os acessos e o histórico: quem entrega as declarações de IVA e a declaração trimestral à Segurança Social, e quem prepara a declaração de IRS. Entregue ao novo contabilista a última declaração de IRS, as declarações de IVA do ano e o acesso aos recibos verdes no Portal das Finanças. Depois, altere as senhas que o contabilista anterior utilizava.
Se está também a pensar passar de trabalhador independente a sociedade, leia Trabalhador independente ou sociedade unipessoal?
Perguntas frequentes
O que tenho de fazer para mudar de contabilista?
Comunicar a saída ao contabilista atual por e-mail, com o pré-aviso previsto no contrato, e enviar ao novo contabilista a data e os contactos do atual. O novo contabilista trata de quase tudo o resto; a empresa confirma a nomeação no Portal das Finanças.
Posso mudar de contabilista a meio do ano?
Pode. Os registos desse ano passam para o novo contabilista, que encerra um ano que não acompanhou desde o início, pelo que 1 de janeiro é mais simples.
Se mudar a 1 de janeiro, quem entrega a Modelo 22 e a IES de 2026?
O contabilista cessante, que teve a contabilidade de 2026 a seu cargo.
E se o contabilista anterior não responder ou não devolver os documentos?
O contabilista cessante tem 15 dias para responder e devolve a documentação, em regra, no prazo de 60 dias. Se não o fizer, o novo contabilista informa a OCC, que pode intervir.
O novo contabilista precisa da senha da empresa no Portal das Finanças?
Em regra, não. Depois de a empresa confirmar a nomeação, o contabilista entrega as declarações com as suas próprias credenciais.
Vai mudar de contabilista em 2027?
Fale-nos da sua empresa ou atividade e de quando pretende começar, e explicamos como decorreria a transição no seu caso. Conheça os nossos serviços para sociedades unipessoais, sociedades por quotas e anónimas e trabalhadores independentes.
Este guia é informação geral, com base nas regras em vigor em outubro de 2026. Não constitui aconselhamento para o seu caso.